TimeNote

Online-Zeiterfassung mit TimeNote - Alle Projekte im Griff

webbasierte Arbeitszeiterfassung

TimeNote Screenshot Zeiterfassung
TimeNote Screenshot Projektverlauf
TimeNote Screenshot Projektverwaltung
TimeNote Screenshot Auswertung
TimeNote Screenshot Urlaubsverwaltung

FAQ / Hilfe

Über TimeNote

TimeNote ist ein Produkt der devworx GmbH & Co. KG. Für Fragen die Software betreffend wenden Sie sich bitte an das Entwicklerteam von devworx.

TimeNote wurde von devworx zunächst für den Eigenbedarf entwickelt, da herkömmliche Tools zur Zeiterfassung den Ansprüchen der Firma nicht gerecht wurden. Inzwischen kann auch jedes andere Unternehmen eine Lizenz für die Zeiterfassungssoftware erwerben.

TimeNote wird normalerweise überhaupt nicht auf Ihrem Computer oder in Ihrem Firmennetzwerk installiert. Die User loggen sich einfach auf einer Weboberfläche ein und können Daten erfassen. Dadurch wird die Nutzung des Produkts für Sie so komfortabel wie möglich.

Falls Sie sich jedoch eine Installation auf ihren eigenen Servern wünschen, unterbreiten wir ihnen auf Anfrage gerne ein individuelles Angebot.

Vertrag

Sie können TimeNote sofort testen. Wir stellen Ihnen eine Testversion für 30 Tage kostenfrei zur Verfügung. Zu diesem Zweck melden Sie sich bitte auf der Webseite von TimeNote an.

Die Software hat Sie überzeugt und Sie wollen TimeNote weiterhin in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann benötigen wir lediglich eine gültige Rechnungsadresse, damit wir Ihnen die Software-Lizenz künftig ordnungsgemäß in Rechnung stellen können.

Sie wünschen keine weitere Nutzung von TimeNote? In diesem Fall werden Ihr Testaccount sowie alle darin enthaltenen Daten nach Ablauf der 30 Tage gelöscht.

Die Lizenz kostet monatlich 5,- Euro inkl. 19% gültiger Mehrwertsteuer pro aktivem Nutzer. Für Nutzer, die länger als einen Monat als „inaktiv“ gekennzeichnet sind, fallen keine Kosten an.

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Die TimeNote-Lizenz ist monatlich kündbar. Die Kündigung muss schriftlich an folgende Adresse erfolgen:

devworx GmbH und Co. KG
Döllgast-Straße 7
86199 Augsburg

Der Account sowie alle darin enthaltenen Daten werden spätestens 30 Tage nach Eingang der schriftlichen Kündigung gelöscht.

Die Bezahlung der TimeNote-Lizenz erfolgt monatlich auf Rechnung.

Login

Ja, ein eingeschränkter Zugang ist grundsätzlich möglich. Hierfür richten Sie ein Mitarbeiter-Konto ein. Diesem "Mitarbeiter" weisen Sie keine Rolle zu, damit er weder Daten eintragen oder löschen kann. Anschließend ordnen Sie ihn den entsprechenden Projekten zu, dessen Daten dieser einsehen soll, und aktivieren dabei das Kästchen "Projektreporter". Dieser Mitarbeiter kann nun nur Zeiten dieser Projekte im Bereich "Auswertung" einsehen.

Bei Eingabe eines ungültigen Benutzernamens oder Passworts haben Sie die Möglichkeit, unter "Passwort vergessen?" ein neues Passwort einzugeben, welches Sie anschließend per Email bestätigen müssen.


Haben Sie ihren Loginnamen oder ihre Mailadresse vergessen, wenden Sie sich bitte an ihren Accountadministrator. Dieser kann ihnen einen neuen Loginnamen sowie ein neues Passwort vergeben.


Sollte diese Option ebenfalls nicht greifen, wenden Sie sich bitte an uns. Wir helfen ihnen weiter.

Kunden / Projekte

Ein Projekt ist selten nach erstmaliger Durchführung wirklich "abgeschlossen". Oft wünscht der Kunde Erweiterungen oder Zusatzleistungen. Um diese auch bei der Zeiterfassung zu differenzieren, können verschiedene Aufträge angelegt werden. Darüber hinaus erlaubt jeder Auftrag für sich eine eigene Budgetierung.

    Beispiel „Entwicklung“:
  • Grundversion – Budget 540 Stunden
  • Erweiterung Version 1.2 – Budget 25 Stunden
  • Erweiterung Version 1.3 – Budget 3500,- Euro

Im Bereich "Projektverwaltung" können Sie für das entsprechende Projekt einen "Auftrag anlegen" und dabei ein individuelles Kosten- oder Stundenbudget angeben.

Mitarbeiter

Unter "Mitarbeiter bearbeiten" finden Sie eine Aktiv-Checkbox, anhand derer sich die Aktivität eines Mitarbeiters ablesen lässt. Ist ein Mitarbeiter länger als einen Monat deaktiviert, fallen für diesen keine Kosten an.

Ja, als Administrator können Sie unter "Mitarbeiter bearbeiten" bestimmen, ob ein Mitarbeiter Einblick in die Kosten und Umsätze hat.

Hier können Sie einen Standard-Stundensatz für den Mitarbeiter eintragen. Der Stundensatz wird bei dessen Zuordnung zu einem Projekt standardmäßig übernommen, kann jedoch individuell überschrieben werden. Der Zeiterfasser selbst sieht diese Information nicht.

Ein Administrator hat neben den Nutzungsrechten auch alle Verwaltungsrechte. Er darf jedoch keine Zeiten erfassen oder Auswertungen erstellen – es sei denn, er ist zusätzlich als "Zeiterfasser" bzw. "Reporter" definiert.

Ein Zeiterfasser kann seine Arbeitszeiten für ihm zugewiesene Projekte erfassen und zu diesen Projekten Auswertungen erstellen. Er hat lediglich Einsicht in die von ihm selbst erfassten Zeiten – es sei denn, er ist gleichzeitig "Reporter" für ein oder mehrere Projekte.

Ein Reporter darf Auswertungen über alle Projekte und Mitarbeiter erstellen.

Ein Projektadministrator darf, wie ein Administrator, Kunden, Projekte, Mitarbeiterzuordnungen zu Projekten, Projekt-Aufträge und Leistungen bearteiten. Jedoch hat dieser keinen Zugriff auf Mitarbeiterdaten und Account-Einstellungen.

Zeiten erfassen

Überprüfen Sie bitte, ob der entsprechende Mitarbeiter ein "Zeiterfasser" ist und "aktiv" ist. Diese Einstellungen treffen Sie in der Mitarbeiterverwaltung als Administrator.

Ein Mitarbeiter kann nur Zeiten für Projekte erfassen, denen er auch zugewiesen ist. Überprüfen Sie bitte, ob der Mitarbeiter den entsprechenden Projekten zugewiesen wurde, für die er Zeiten erfassen möchte. Achten Sie dabei auf eventuell vorgenommene Zeiteinschränkungen, die die Möglichkeit der Zeiterfassung begrenzen.

Achten Sie darauf, dass die Projekt-Zuordnung des entsprechenden Mitarbeiters "aktiv" ist (Häkchen setzen).

Achten Sie darauf, dass der Kunden bzw. das Projekt auf "aktiv" gesetzt ist.


In der Softwareentwicklung ist es sehr gebräuchlich dass Zeitaufwände in Relation mit einer speziellen ID eines Bugtracking-Systems (z.B. Mantis oder Bugzilla) stehen. TimeNote bietet die Möglichkeit diese IDs in Kommentaren von Zeiteinträgen automatisch direkt mit dem Bugtracking-System zu verlinken.
Hierzu kann ein Administrator unter Verwaltung/Einstellungen die URL zu einem Bugtracking-System eintragen. In Kommentaren von Zeiteinträgen werden darauf IDs mit vorrangestelltem '#' (z.b. Kommentar: "Fehler behoben #2433") automatisch als Link zum Bugtracking-System markiert.

Als Administrator haben Sie in Ihrer Verwaltung unter "Einstellungen" die Option "Zeiteinträge sperren".

Die Sperre bezieht sich immer auf Zeiteinträge bis zu einem gewissen Datum. Sie können Zeiteinträge nicht einzeln sperren.

Möchten Sie Beispielsweise verhindern, dass für einen bereits abgerechneten Zeitraum Zeiteinträge verändert, gelöscht oder gar neue Einträge erstellt werden sollen, so wählen Sie hier eine für Sie passende Option.

Die Option "Zum Ende der Woche" bedeutet beispielsweise, dass nur die Zeiteinträge der aktuellen Woche bearbeitet werden können. Zeiteinträge der letzten Woche sind automatisch gesperrt. Möchten Sie Zeiteinträge dennoch bearbeiten, setzen Sie kurzfristig die Option "keine Sperre" oder "Festes Datum".


Auswertung

Der Umsatz berechnet sich über die abrechenbaren Stunden, die für ein Projekt erfasst wurden. Diese werden mit dem Stundensatz VK (Verkauf) und EK (Einkauf) verrechnet, der im Rahmen der Projektzuordnung für die entsprechenden Mitarbeiter eingetragen wurde.

Sehen Sie sich am besten das folgende Video an.


Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ähnlich wie die Rolle Reporter Einsicht in alle Daten eines Projektes erhält, jedoch nur auf ganz bestimmte Projekte?
- Hierzu müssen Sie lediglich für diesen Mitarbeiter unter seiner entsprechenden Projekt-Zuordnung ein Häckchen bei Projektreporter setzen.

Urlaub

Gehen Sie als Administrator zu Verwaltung -> Mitarbeiter. Markieren Sie in der Mitarbeiterliste den entsprechenden Mitarbeiter, für welchen Sie einen Urlaubseintrag erstellen/bearbeiten möchten. Im darauf erscheinenden Dialog wählen Sie das betreffende Jahr. Anschließend können Sie alle Einstellungen bearbeiten, sowie in der Liste "Abwesenheiten für das Jahr..." ihre Einträge erstellen und bearbeiten.

Als Mitarbeiter ohne Administratorrechte können Sie im Urlaubskalender unter "Meine Urlaubsdaten" ihre Urlaubseinstellungen einsehen und selbst Einträge erstellen. Jedoch nur vom Typ "Urlaub geplant".



- Urlaubstage und Abwesenheiten werden in der Saldoberechnung der Wochenübersicht im Auswertungsbereich mit einberechnet. Hierzu muss jedoch beim Mitarbeiter die "Wochenstunden" (z.b. 40 Std.) und die "Stunden pro Urlaubstag" (z.b. 8 Std.) hinterlegt sein.
- Feiertage werden in der Wochenübersich ebenfalls berücksichtigt. Jedoch nur Feiertage von Montag bis Freitag. Feiertage am Wochenende werden nicht als Abwesenheit aufgelistet.
- Feiertage, Urlaub und Abwesenheiten werden im Urlaubskalender sowie im Kalender links oben auf der Seite "Zeiten erfassen" ebenfalls eingeblendet.

Ja! Rufen Sie, angemeldet als Administrator, den Urlaubskalender auf. Hier können Sie unter dem Menüpunkt "Feiertage Einstellungen" individuell für ihren Account alle Feiertage erfassen.
Hier gibt es zwei Kategorien von Feiertagen:
- Individuell erstellte Feiertage
- Systemfeiertage

Systemfeiertage sind Feiertage, die durch TimeNote automatisch bereit gestellt und für jedes Jahr automatisch berechnet werden. Sie können einzelne Systemfeiertage deaktivieren. (Feiertag bearbeiten und deaktivieren)

Die individuellen Feiertage dienen zur freien Erweiterung der Systemfeiertage.
Hinweis: Ein sich jährlich zum selben Datum wiederholender Feiertag (z.B. Silvester) kann anhand der Einstellung "Wiederholen" bequem für zukünftige Jahre markiert werden und muss somit nicht erneut eingetragen werden.

Technik – Daten – Sicherheit

Um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, findet die Kommunikation zwischen Browser und Server verschlüsselt via HTTPS statt.
Bezüglich der weitern Sicherheit Ihrer Daten bei der Verwendung von TimeNote lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.

Es werden täglich vier Backups der gesamten Daten erstellt.

Ja, Sie können als Administrator unter Verwaltung/"Meine Accountdaten" über die Schaltfläche "Export aller Daten" Ihre kompletten erfassten Daten (Kunden, Projekte, Mitarbeiter, Zeiteinträge...) im Excelformat herunterladen.

Ja, der Import bestehender Daten ist nach individueller Absprache möglich. Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit uns auf.

TimeNote wird ausschließlich auf dedizierten Servern eines renommierten deutschen Hoster vorgehalten. Damit unterliegen Ihre Daten den hohen Anforderungen des deutschen Datenschutzrechtes, die im internationalen Vergleich zu den strengsten Regelungen zählen.