Online-Zeiterfassung mit TimeNote - Alle Projekte im Griff

Im Bereich „Kunden/Projekte“ können Sie als Administrator oder Projektadministrator eine übersichtliche Kundenkartei mit den zugehörigen Kontaktdaten der einzelnen Unternehmen (Ansprechpartner, E-Mail etc.) anlegen.


In einem zweiten Schritt haben Sie die Möglichkeit, für jeden Kunden ein oder mehrere Projekte anzulegen. Geben Sie unter „Projekt erstellen“ einen Titel ein und ordnen Sie das Projekt dem entsprechenden Kunden zu. Sobald ein Projekt angelegt ist, können die ihm zugewiesenen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten hierfür selbständig erfassen.

Unter „Auswertung“ können Sie sich später für jedes Projekt detaillierte Auswertungen anzeigen lassen.

Bei Bedarf legen Sie zu einem Projekt unterschiedliche Aufträge an, um die geleisteten Arbeitsstunden differenzierter zu erfassen. Zu jedem Auftrag können Sie das jeweilige Kosten- und Stundenbudget festhalten.

Sobald das Budget eines Auftrags erschöpft ist, können keine weiteren Stunden hinzu gebucht werden. Sie können dies aber auch explizit zulassen.

Verwalten Sie Ihre Mitarbeiter mit TimeNote einfach und effizient: Legen Sie hierfür individuelle Profile an (Name, Abteilung, Stundensatz etc.).
Für die Benutzung des Tools weisen sie Mitarbeiten bestimmte Rollen zu:

• Administrator
• Projektadministrator
• Zeiterfasser
• Reporter

Als Administrator legen Sie fest, wer im Bereich „Auswertung“ Umsätze und Kosten einsehen darf und ordnen Ihre Mitarbeiter für die Zeiterfassung einem oder mehreren Projekten zu.

Im Projektbereich ordnen Sie einzelne Mitarbeiter einem Projekt zu. Erst danach kann er die hierfür aufgewendeten Stunden erfassen.

Sie können die Möglichkeit zur Zeiterfassung eingrenzen, indem Sie ein Start- und Enddatum angeben.

Im Hinblick auf eine spätere Auswertung der Kosten bzw. Umsätze des Projekts können Sie den Stundensatz eines Mitarbeiters vermerken.

Ein als „Projektreporter“ zugeordneter Mitarbeiter hat im Auswertungsbereich Einblick in alle gebuchten Aufwände des entsprechenden Projekts.

Sehen Sie sich hierzu unser Video zur Projektzuweisung an.

Der als „Zeiterfasser“ definierte Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten, indem er Dauer oder Anfangs- und Endzeit der geleisteten Arbeit in die Maske einträgt und einem Projekt sowie ggf. einem spezifischen Auftrag zuordnet.

Er wählt die Art seiner Leistung aus dem vorgegebenen Spektrum, bestimmt per Häkchen, ob die Leistung direkt „verrechenbar“ ist und kann auf Wunsch eine Notiz im Kommentarfeld hinterlassen.
Im Bereich „Auswertung“ werden abrechenbare Stunden zur Ermittlung des Umsatzes mit dem Stundensatz des Mitarbeiters verrechnet.

Dieses Video zeigt den kompletten Ablauf zum Erfassen eines Zeiteintrages.

Zur detaillierten Auswertung eines Projekts können Sie nicht nur die Summe der Zeiteinträge – gefiltert nach Projekt oder Mitarbeiter – abrufen. Das Tool gibt darüber hinaus Aufschluss über direkt abrechenbare Stunden und den erwirtschafteten Umsatz, wie auch über die Kosten und das bereits verbrauchte Budget.

Übersichtliche Charts präsentieren die Summe der Stunden bzw. den Umsatz für das gewählte Projekt.

Für die Auswertung bestehen umfassende Filteroptionen – zum Beispiel nach Zeitraum, Projekt, Mitarbeiter oder Leistung. Filtern Sie beispielsweise die Gesamtzahl der Stunden, die von einem oder mehreren Mitarbeitern für eine bestimmte Leistung aufgewendet wurden. Alternativ sortieren Sie die Arbeitsstunden oder den Umsatz nach Mitarbeitern.
Wie Sie im Screenshot sehen können Sie Spalten je nach Bedarf Gruppieren und erhalten so zum Beispiel Summen jeweils nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter und Leistung.

Alle Berichte im Auswertungsbereich lassen sich incl. aktiver Filter und Gruppierungen direkt nach Excel exportieren.

Sehen Sie sich zu hierzu auch unsere beiden Videos an:
Filtern und Suchen
Daten gruppieren

TimeNote verschafft Ihnen einen Überblick über die geleisteten Stunden ihrer Mitarbeiter für die einzelen Tage einer Kalenderwoche.

Falls Sie für ihre Mitarbeiter Sollzeiten pro Woche hinterlegen können Sie sich den Stundensaldo pro Kalenderwoche oder je Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum errechnen lassen.

Erfasste Abwesenheiten wie Urlaub und Feiertage gehen ebenfalls in die Statistik mit ein und liefern ihnen zuverlässige Kenngrößen.

Ergänzend neben der Erfassung der Arbeitszeiten ist es sinnvoll auch gleichzeitig über die Fehlzeiten und Urlaubstage der Mitarbeiter den Überblick zu bewahren.

Es lassen sich nebst Feiertagen folgende Fehlzeiten erfassen:

• Urlaubstage (incl. Berechnung von Resturlaub, Konfiguration von Urlaubsanspruch, Übertrag aus Vorjahr etc.)
• Urlaub in Planung (kann von jedem Mitarbeiter selbst eingetragen werden)
• Krankmeldungen
• Tage für Ausbildung / Berufsschule
• Freigestellte Tage

Alle eingetragenen Abwesenheiten können durch jeden Mitarbeiter anhand eines übersichtlichen Kalenders eingesehen werden.

Sehen Sie sich auch hierzu unser Video zur Urlaubsplanung an.