Frequently Asked Questions

Über timenote

Ist es möglich, einen eingeschränkten Zugang einzurichten, damit beispielsweise Kunden selbständig die Zeiten bestimmter Projekte einsehen können?

Ja, ein eingeschränkter Zugang ist grundsätzlich möglich. Hierfür richten Sie ein Mitarbeiter-Konto ein. Diesem "Mitarbeiter" weisen Sie keine Rolle zu, damit er weder Daten eintragen oder löschen kann. Anschließend ordnen Sie ihn den entsprechenden Projekten zu, dessen Daten dieser einsehen soll, und aktivieren dabei das Kästchen "Projektreporter". Dieser Mitarbeiter kann nun nur Zeiten dieser Projekte im Bereich "Auswertung" einsehen.

Kann ich timenote auf meinen eigenen Servern installieren?

timenote wird normalerweise überhaupt nicht auf Ihrem Computer oder in Ihrem Firmennetzwerk installiert. Die User loggen sich einfach auf einer Weboberfläche ein und können Daten erfassen. Dadurch wird die Nutzung des Produkts für Sie so komfortabel wie möglich.

Falls Sie sich jedoch eine Installation auf Ihren eigenen Servern wünschen, unterbreiten wir Ihnen auf Anfrage gerne ein individuelles Angebot.

Warum wurde timenote entwickelt?

timenote wurde von devworx zunächst für den Eigenbedarf entwickelt, da herkömmliche Tools zur Zeiterfassung den Ansprüchen der Firma nicht gerecht wurden. Inzwischen kann auch jedes andere Unternehmen eine Lizenz für die Zeiterfassungssoftware erwerben.

timenote ist ein Produkt der devworx GmbH & Co. KG. Für Fragen die Software betreffend wenden Sie sich bitte an das Entwicklerteam von devworx.

Vertrag

Wie kann ich die timenote-Lizenz bezahlen?

Die Bezahlung der timenote-Lizenz erfolgt monatlich auf Rechnung.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit und eine Kündigungsfrist?

Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. Die timenote-Lizenz ist monatlich kündbar. Die Kündigung muss schriftlich an folgende Adresse erfolgen:

devworx GmbH & Co. KG
Döllgaststr. 7
86199 Augsburg

Der Account sowie alle darin enthaltenen Daten werden spätestens 30 Tage nach Eingang der schriftlichen Kündigung gelöscht.

Welche Kosten fallen für die Nutzung der timenote-Lizenz an?

Die Lizenz kostet monatlich 5,- Euro inkl. 19% gültiger Mehrwertsteuer pro aktivem Nutzer. Für Nutzer, die länger als einen Monat als „inaktiv“ gekennzeichnet sind, fallen keine Kosten an.

Was passiert nach Ablauf der 30-tägigen Testphase?

Die Software hat Sie überzeugt und Sie wollen timenote weiterhin in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann benötigen wir lediglich eine gültige Rechnungsadresse, damit wir Ihnen die Softwarelizenz künftig ordnungsgemäß in Rechnung stellen können.

Sie wünschen keine weitere Nutzung von timenote? In diesem Fall werden Ihr Testaccount sowie alle darin enthaltenen Daten nach Ablauf der 30 Tage gelöscht.

Wie kann ich timenote nutzen?

Sie können timenote sofort testen. Wir stellen Ihnen eine Testversion für 30 Tage kostenfrei zur Verfügung. Zu diesem Zweck melden Sie sich bitte hier an.

Login

Hilfe, ich habe mein Passwort vergessen!

Bei Eingabe eines ungültigen Benutzernamens oder Passworts haben Sie die Möglichkeit, unter "Passwort vergessen?" ein neues Passwort einzugeben, welches Sie anschließend per E-Mail bestätigen müssen.

Haben Sie Ihren Loginnamen oder Ihre Mailadresse vergessen, wenden Sie sich bitte an Ihren Accountadministrator. Dieser kann Ihnen einen neuen Loginnamen sowie ein neues Passwort vergeben.

Sollte diese Option ebenfalls nicht greifen, wenden Sie sich bitte an uns. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Kunden / Projekte

Wozu dienen sogenannte Aufträge?

Ein Projekt ist selten nach erstmaliger Durchführung wirklich "abgeschlossen". Oft wünscht der Kunde Erweiterungen oder Zusatzleistungen. Um diese auch bei der Zeiterfassung zu differenzieren, können verschiedene Aufträge angelegt werden. Darüber hinaus erlaubt jeder Auftrag für sich eine eigene Budgetierung.

    Beispiel „Entwicklung“:
  • Grundversion – Budget 540 Stunden
  • Erweiterung Version 1.2 – Budget 25 Stunden
  • Erweiterung Version 1.3 – Budget 3500,- Euro

Wie ordne ich einen Mitarbeiter einem Projekt zu?

Mitarbeiter

Was ist ein "Projektadministrator"?

Ein Projektadministrator darf wie ein Administrator Kunden, Projekte, Mitarbeiterzuordnungen zu Projekten, Projektaufträge und Leistungen bearbeiten. Jedoch hat dieser keinen Zugriff auf Mitarbeiterdaten und Accounteinstellungen.

Was ist ein "Reporter"?

Ein Reporter darf Auswertungen über alle Projekte und Mitarbeiter erstellen.

Was ist ein "Zeiterfasser"?

Ein Zeiterfasser kann seine Arbeitszeiten in den ihm zugewiesenen Projekte erfassen und zu diesen Projekten Auswertungen erstellen. Er hat lediglich Einsicht in die von ihm selbst erfassten Zeiten – es sei denn, er ist gleichzeitig "Reporter" für ein oder mehrere Projekte.

Was ist ein "Administrator"?

Ein Administrator hat neben den Nutzungsrechten auch alle Verwaltungsrechte. Er darf jedoch keine Zeiten erfassen oder Auswertungen erstellen – es sei denn, er ist zusätzlich als "Zeiterfasser" bzw. "Reporter" definiert.

Was bedeuten Stundensatz EK / VK im Profil eines Mitarbeiters?

Hier können Sie einen Standard-Stundensatz für den Mitarbeiter eintragen. Der Stundensatz wird bei dessen Zuordnung zu einem Projekt standardmäßig übernommen, kann jedoch individuell überschrieben werden. Der Zeiterfasser selbst sieht diese Information nicht.

Kann ich bestimmen, welche Mitarbeiter Einsicht in Kosten und Umsätze haben?

Ja, als Administrator können Sie unter "Mitarbeiter bearbeiten" einstellen, ob dieser Einsicht in diese Kennzahlen haben soll.

Wie wird ein Mitarbeiter deaktiviert?

Unter "Mitarbeiter bearbeiten" finden Sie eine Aktiv-Checkbox, anhand derer sich die Aktivität eines Mitarbeiters ablesen lässt. Ist ein Mitarbeiter länger als einen Monat deaktiviert, fallen für diesen keine Kosten an.

Zeiten erfassen

Wie erfasse ich Projektzeiten?

Wie kann ich Zeiteinträge sperren?

Als Administrator haben Sie in Ihrer Verwaltung unter "Einstellungen" die Option "Zeiteinträge sperren".

Die Sperre bezieht sich immer auf Zeiteinträge bis zu einem gewissen Datum. Sie können Zeiteinträge nicht einzeln sperren.

Möchten Sie Beispielsweise verhindern, dass für einen bereits abgerechneten Zeitraum Zeiteinträge verändert, gelöscht oder gar neue Einträge erstellt werden, so wählen Sie hier eine für Sie passende Option.

Die Option "Zum Ende der Woche" bedeutet beispielsweise, dass nur die Zeiteinträge der aktuellen Woche bearbeitet werden können. Zeiteinträge der letzten Woche sind automatisch gesperrt. Möchten Sie Zeiteinträge dennoch bearbeiten, setzen Sie kurzfristig die Option "keine Sperre" oder "Festes Datum".

Kann ich für meine Zeiteinträge ein Bug-Tracking-System einbinden?

In der Softwareentwicklung ist es sehr gebräuchlich, dass Zeitaufwände in Relation mit einer speziellen ID eines Bugtracking-Systems (z.B. Mantis oder Bugzilla) stehen.

timenote bietet die Möglichkeit, diese IDs in Kommentaren von Zeiteinträgen automatisch direkt mit dem Bugtracking-System zu verlinken. Hierzu kann ein Administrator unter Verwaltung/Einstellungen die URL zu einem Bugtracking-System eintragen. In Kommentaren von Zeiteinträgen werden darauf IDs mit vorrangestelltem '#' (z.b. Kommentar: "Fehler behoben #2433") automatisch als Link zum Bugtracking-System markiert.

Ein Mitarbeiter kann für ein Projekt keine Zeiten erfassen – woran liegt das?

Überprüfen Sie bitte, ob der entsprechende Mitarbeiter ein "Zeiterfasser" ist und "aktiv" ist. Diese Einstellungen treffen Sie in der Mitarbeiterverwaltung als Administrator.

Ein Mitarbeiter kann nur Zeiten für Projekte erfassen, denen er auch zugewiesen ist. Überprüfen Sie bitte, ob der Mitarbeiter den entsprechenden Projekten zugewiesen wurde, für die er Zeiten erfassen möchte. Achten Sie dabei auf eventuell vorgenommene Zeiteinschränkungen, die die Möglichkeit der Zeiterfassung begrenzen.

Achten Sie darauf, dass die Projektzuordnung des entsprechenden Mitarbeiters "aktiv" ist (Häkchen setzen).

Achten Sie darauf, dass der Kunden bzw. das Projekt auf "aktiv" gesetzt ist.

Auswertung

Schnell und intuitiv Filtern und Suchen.

Wie kann ein Mitarbeiter (z.b. ein Projektmanager) alle eingetragen Zeiten eines Projektes auswerten?

Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ähnlich zur Rolle Reporter Einsicht in alle Daten eines Projektes erhält, jedoch nur auf ganz bestimmte Projekte?

Hierzu müssen Sie lediglich für diesen Mitarbeiter unter seiner entsprechenden Projekt-Zuordnung ein Häckchen bei Projektreporter setzen.

Wie kann ich Spalten umgruppieren?

Sehen Sie sich am besten das folgende Video an.

Wie berechnet sich der Umsatz/Kosten?

Der Umsatz berechnet sich über die abrechenbaren Stunden, die für ein Projekt erfasst wurden. Diese werden mit dem Stundensatz VK (Verkauf) und EK (Einkauf) verrechnet, der im Rahmen der Projektzuordnung für die entsprechenden Mitarbeiter eingetragen wurde.

Urlaub

Ist es möglich eigene Feiertage einzutragen?

Ja! Rufen Sie, angemeldet als Administrator, den Urlaubskalender auf. Hier können Sie unter dem Menüpunkt "Feiertage Einstellungen" individuell für Ihren Account alle Feiertage erfassen.

Hier gibt es zwei Kategorien von Feiertagen:

  • Individuell erstellte Feiertage
  • Systemfeiertage

Systemfeiertage sind Feiertage, die durch timenote automatisch bereitgestellt und für jedes Jahr berechnet werden. Sie können einzelne Systemfeiertage deaktivieren.

Die individuellen Feiertage dienen zur freien Erweiterung der Systemfeiertage.

Hinweis: Ein sich jährlich zum selben Datum wiederholender Feiertag (z.B. Silvester) kann anhand der Einstellung "Wiederholen" bequem für zukünftige Jahre markiert werden und muss somit nicht erneut eingetragen werden.

Wissenswertes zur Urlaubstagen, Abwesenheiten, Feiertagen

  • Urlaubstage und Abwesenheiten werden in der Saldoberechnung der Wochenübersicht im Auswertungsbereich mit einberechnet. Hierzu müssen jedoch beim Mitarbeiter die Anzahl der "Wochenstunden" (z.B. 40 Std.) und die "Stunden pro Urlaubstag" (z.B. 8 Std.) hinterlegt sein.
  • Feiertage werden in der Wochenübersicht ebenfalls berücksichtigt. Jedoch nur Feiertage von Montag bis Freitag. Feiertage am Wochenende werden nicht als Abwesenheit aufgelistet.
  • Feiertage, Urlaub und Abwesenheiten werden im Urlaubskalender sowie im Kalender links oben auf der Seite "Zeiten erfassen" ebenfalls eingeblendet.

Wie erstelle/bearbeite ich einen Urlaubseintrag/Krankheitstag?

Gehen Sie als Administrator zu Verwaltung -> Mitarbeiter. Markieren Sie in der Mitarbeiterliste den entsprechenden Mitarbeiter, für welchen Sie einen Urlaubseintrag erstellen/bearbeiten möchten. Im darauf erscheinenden Dialog wählen Sie das betreffende Jahr. Anschließend können Sie alle Einstellungen bearbeiten, sowie in der Liste "Abwesenheiten für das Jahr..." Ihre Einträge erstellen und bearbeiten.

Als Mitarbeiter ohne Administratorrechte können Sie im Urlaubskalender unter "Meine Urlaubsdaten" Ihre Urlaubseinstellungen einsehen und selbst Einträge erstellen. Jedoch nur vom Typ "Urlaub geplant".

Technik - Daten - Sicherheit

Wo wird timenote gehostet?

timenote wird ausschließlich auf dedizierten Servern eines renommierten deutschen Hoster vorgehalten. Damit unterliegen Ihre Daten den hohen Anforderungen des deutschen Datenschutzrechtes, die im internationalen Vergleich zu den strengsten Regelungen zählen.

Ist ein Initialimport von bereits existierenden Daten möglich?

Ja, der Import bestehender Daten ist nach individueller Absprache möglich. Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit uns auf.

Kann ich ein eigenes Backup meiner Daten erstellen?

Ja, Sie können als Administrator unter Verwaltung/"Meine Accountdaten" über die Schaltfläche "Export aller Daten" Ihre kompletten erfassten Daten (Kunden, Projekte, Mitarbeiter, Zeiteinträge...) im Excelformat herunterladen.

Werden Backups für die in timenote gespeicherten Daten erstellt?

Es werden täglich vier Backups der gesamten Daten erstellt.

Wie sicher sind meine Daten?

Um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, findet die Kommunikation zwischen Browser und Server verschlüsselt via HTTPS statt. Bezüglich der weitern Sicherheit Ihrer Daten bei der Verwendung von timenote lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.